Handleidingen · AI-agents
Een aanvraag versturen met een AI-agent
Een aanvraag vraagt één met naam genoemde ontvanger om een formulier in te vullen. In deze handleiding stuurt een agent er een met de bedrijfsnaam ingevuld en vergrendeld, en leest daarna de antwoorden zodra de ontvanger indient.
Last checked
Je hebt een AI-tool nodig waarmee formbase is verbonden en een gepubliceerd formulier. Deze handleiding gebruikt het formulier gebouwd in Een formulier bouwen met een AI-agent. Wat een aanvraag is, en elke optie die hij meeneemt, staat in Een aanvraag maken.
1. Vraag om de aanvraag
Zeg welk formulier, naar wie, wat je al weet, en hoe de link hen bereikt:
Send a formbase request with the "[Guide] Supplier onboarding" form to Ada Lovelace (ada@acme.example). Fill in the company name "Analytical Engines Ltd" and lock it so she cannot change it. Use supplier-2041 as the external ID. Don't email her; give me the link and I will send it myself.De agent vindt het formulier, leest zijn veldsleutels, en maakt de aanvraag aan. Hij antwoordt met de link voor de ontvanger en wanneer de aanvraag verloopt.
Invullen en vergrendelen. Een ingevuld antwoord is vooraf ingevuld door de aanvraag; een vergrendeld antwoord wordt getoond maar kan niet worden gewijzigd.
Externe id is je eigen id voor dit stuk werk, zoals een leverancier- of dealnummer. Je kunt de aanvraag er later mee opzoeken, ook in een nieuw gesprek, in plaats van met het aanvraag-id van formbase.
E-mail of link. Vraag de agent om de ontvanger te e-mailen en formbase verstuurt de uitnodiging en herinneringen; dat vereist een Pro- of Business-abonnement. Anders krijg je de link en stuur je hem zelf. Staat Herinneringen versturen aan op het formulier, dan mailt formbase de ontvanger nog steeds de geplande herinneringen; zeg ook geen herinneringen om dat te voorkomen.
Probeer het eerst met een testaanvraag
Zeg stuur een testaanvraag terwijl je dit uitprobeert. Een testaanvraag mailt nooit iemand en telt nergens mee, dus open de link zelf. De pagina Aanvragen toont hem alleen met de filter Testaanvragen weergeven aan. Om hem op externe id op te zoeken, vertel je de agent dat het een testaanvraag is. Een testaanvraag kan niet worden herinnerd.
2. De ontvanger vult het formulier in
De ontvanger opent de link en vindt de bedrijfsnaam ingevuld en vergrendeld:
De aanvraag staat in formbase onder Aanvragen, in behandeling totdat de ontvanger indient en daarna voltooid:
3. Lees de antwoorden
De agent wordt niet op de hoogte gebracht wanneer de ontvanger indient. Vraag het hem, in hetzelfde gesprek of een nieuw gesprek:
Has the formbase request supplier-2041 been answered? Show me the answers.De agent zoekt de aanvraag op zijn externe id op en somt, zodra hij voltooid is, elk antwoord op. Een bestandsantwoord komt met een downloadlink. Als het formulier een beslissingsvraag heeft, zegt het antwoord ook of de ontvanger goedkeurde, afwees of om wijzigingen vroeg.
Om zonder te hoeven vragen op antwoorden te reageren, laat je een workflow een callback ontvangen zodra de aanvraag eindigt, of start er een vanuit Zapier.
Herinneren of annuleren
Terwijl een aanvraag in behandeling is, vraag je de agent om Ada te herinneren aan supplier-2041 om nu een herinneringsmail te sturen, of om hem te annuleren. Herinneringen vereisen het e-mailadres van de ontvanger en een Pro- of Business-abonnement. Een aanvraag krijgt maximaal acht herinneringen, gepland en handmatig samen, met minstens tien minuten tussen handmatige herinneringen; zie Uitnodigingen, herinneringen & verlopen. Annuleren is permanent: de link stopt meteen met werken, en de meeste AI-tools vragen je eerst om bevestiging.