Guides · Agents IA
Envoyer une demande avec un agent IA
Une demande demande à un destinataire nommé de remplir un formulaire. Ce guide fait envoyer par un agent une demande avec le nom de l'entreprise rempli et verrouillé, puis lit les réponses une fois que le destinataire a soumis.
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Il vous faut un outil IA avec formbase connecté et un formulaire publié. Ce guide utilise celui construit dans Construire un formulaire avec un agent IA. Ce qu’est une demande, et chaque option qu’elle prend, est dans Créer une demande.
1. Demandez la demande
Dites quel formulaire, à qui elle va, ce que vous savez déjà, et comment le lien l’atteint :
Send a formbase request with the "[Guide] Supplier onboarding" form to Ada Lovelace (ada@acme.example). Fill in the company name "Analytical Engines Ltd" and lock it so she cannot change it. Use supplier-2041 as the external ID. Don't email her; give me the link and I will send it myself.L’agent trouve le formulaire, lit ses clés de champ, et crée la demande. Il répond avec le lien pour le destinataire et la date d’expiration de la demande.
Remplir et verrouiller. Une réponse remplie est préremplie ; une réponse verrouillée est visible mais ne peut pas être modifiée.
ID externe est votre propre id pour cette tâche, comme un numéro de fournisseur ou d’affaire. Vous pourrez vous référer à la demande par cet id plus tard, même dans une nouvelle conversation, plutôt que par l’ID de demande de formbase.
E-mail ou lien. Demandez à l’agent d’envoyer un e-mail au destinataire et formbase envoie l’invitation et les rappels ; cela nécessite un plan Pro ou Business. Sinon vous obtenez le lien et l’envoyez vous-même. Si le formulaire a Send reminders activé, formbase envoie quand même au destinataire ses rappels programmés ; pour l’éviter, dites aussi no reminders.
Essayez d'abord avec une demande de test
Dites send a test request pendant que vous essayez. Une demande de test n’envoie jamais d’e-mail à personne et ne compte nulle part, ouvrez donc le lien vous-même. La page Demandes ne la liste qu’avec le filtre Afficher les demandes de test activé. Pour la retrouver par ID externe, dites à l’agent que c’est une demande de test. Une demande de test ne peut pas être relancée.
2. Le destinataire remplit le formulaire
Le destinataire ouvre le lien et trouve le nom de l’entreprise rempli et verrouillé :
La demande apparaît dans formbase sous Demandes, en attente jusqu’à ce que le destinataire soumette et terminée ensuite :
3. Lisez les réponses
L’agent n’est pas informé quand le destinataire soumet. Demandez-le-lui, dans la même conversation ou une nouvelle :
Has the formbase request supplier-2041 been answered? Show me the answers.L’agent retrouve la demande par son ID externe et, une fois qu’elle est terminée, liste chaque réponse. Une réponse fichier vient avec un lien de téléchargement. Si le formulaire a une question de décision, la réponse indique aussi si le destinataire a approuvé, refusé ou demandé des modifications.
Pour agir sur les réponses sans avoir à demander, faites recevoir un callback par un workflow quand la demande se termine, ou démarrez-en un depuis Zapier.
Relancer ou annuler
Pendant qu’une demande est en attente, demandez à l’agent de remind Ada about supplier-2041 pour envoyer un e-mail de rappel maintenant, ou de cancel. Les rappels nécessitent l’e-mail du destinataire et un plan Pro ou Business. Une demande obtient au plus huit rappels, planifiés et manuels confondus, avec au moins dix minutes entre deux rappels manuels ; voir Invitations, rappels et expiration. Annuler est définitif : le lien cesse de fonctionner immédiatement, et la plupart des outils IA vous demandent de confirmer d’abord.