Handleidingen · Zapier
Reageren op de uitkomst van een aanvraag
Deze handleiding bouwt een Zap die je team e-mailt wanneer een ontvanger een goedkeuringsaanvraag beantwoordt, met zijn beslissing in de onderwerpregel. Een filter beperkt hem daarna tot goedkeuringen.
Last checked
Je hebt een formbase-verbinding in Zapier nodig en aanvragen om op te reageren, verstuurd vanuit een Zap zoals in Een aanvraag vanuit een Zap versturen of van waar dan ook: het dashboard, de API of een agent. Om te vertakken op een oordeel, heeft het formulier een beslissingsvraag nodig.
1. Kies de trigger
Maak een Zap, kies formbase als de trigger-app, en zoek naar Request:
| Trigger | Vuurt af wanneer | Draagt |
|---|---|---|
| Request Completed | De ontvanger dient het formulier in. | De aanvraag, de uitkomst en elk antwoord. |
| Request Expired | De aanvraag bereikt zijn vervaldatum onbeantwoord. | Alleen de aanvraag. |
| Request Canceled | Iemand annuleert de aanvraag, vanuit het dashboard, de API of een stap Cancel Request, of formbase annuleert hem omdat het formulier naar de prullenbak is verplaatst. | De aanvraag en de reden van annulering. |
Kies Request Completed, kies je account, en kies het formulier. De Zap vuurt alleen af voor aanvragen bij dat formulier.
2. Test de trigger
Klik op Test trigger. Net als bij triggers voor de openbare link laadt Zapier een voorbeeld opgebouwd uit de vragen van het formulier, zodat je velden kunt koppelen voordat een aanvraag is voltooid:
Waar een veldsleutel anders leest dan de titel van de vraag, noemt het label de sleutel tussen haakjes.
Your Decision (decision) is het antwoord waarvan de veldsleutel decision is, en een gekoppeld veld toont het
als Data › Answers › Decision.
Naast answers en display draagt een aanvraagevent een groep request:
Recipient Email, Recipient Name, Request External ID, Metadata en Context: wat je instelde toen je de aanvraag aanmaakte. Gebruik de External ID om het record op te zoeken waar de aanvraag over ging.
Outcome:
approve,declineofchanges, het antwoord van de ontvanger op de beslissingsvraag. Op dit formulier is het dezelfde waarde als Answers › Decision, omdat de veldsleutel van de beslissingsvraagdecisionis. Outcome ontbreekt wanneer het formulier geen beslissingsvraag heeft.
Elk veld staat beschreven in de callbackpayload; Zapier ontvangt hetzelfde event.
3. Koppel de actie
Voeg de actie toe. Deze handleiding gebruikt Email by Zapier › Send Outbound Email, met de naam van de ontvanger en zijn beslissing in het onderwerp en de External ID in de body:
Publiceer de Zap. Wanneer de ontvanger de aanvraag voltooit, komt de e-mail binnen met een onderwerp zoals Ada Lovelace answered: Approve, en de run verschijnt in Zap history.
4. Alleen doorgaan bij goedkeuring
Om op maar één oordeel te reageren, voeg je een Filter-stap toe tussen de trigger en de actie. Stel hem in om alleen door
te gaan als Data › Answers › Decision precies overeenkomt met approve:
De veldsleutel van de beslissingsvraag is altijd decision, dus Data › Answers › Decision heet op elk
formulier hetzelfde. Data › Request › Outcome draagt dezelfde waarde.
Vergelijk met de waarde uit answers, niet het label uit display: het label verandert wanneer je de optie hernoemt of de ontvanger in een andere taal antwoordt, de waarde niet. Gebruik Paths in plaats van een filter om elk oordeel apart te behandelen, één pad per waarde.
Filters en Paths vereisen een betaald Zapier-abonnement
Een Zap met een Filter- of Paths-stap heeft meer dan twee stappen, en het gratis Zapier-abonnement publiceert alleen Zaps met twee stappen. Houd op Free de trigger en één actie aan, en vertak in de app waar de actie naar schrijft.
Als de Zap niet start
Het was een testaanvraag. Een aanvraag aangemaakt met Test Request aan, of met Try it yourself, start nooit een Zap. Alleen zijn callback vuurt af. Stuur een echte aanvraag om de Zap te controleren.
De aanvraag was voor een ander formulier. De trigger luistert naar het formulier dat je in stap 1 hebt gekozen.
De Zap staat uit, of gebruikt een verbinding naar een andere werkruimte. Zie de controles in de handleiding over de openbare link.