Een aanvraag versturen vanuit een n8n-workflow

Je hebt een formbase-credential in n8n nodig en een gepubliceerd formulier. Wat een aanvraag is, en elke optie die hij meeneemt, staat in Een aanvraag maken; deze handleiding toont waar die opties in n8n staan.

1. Voeg de node Create request toe

Begin met de trigger die de aanvraag moet versturen: een nieuwe rij in een sheet, een deal gemarkeerd als gewonnen in je CRM, een planning. Deze handleiding gebruikt een handmatige trigger en een Edit Fields-node genaamd Supplier die supplier_id, company_name en contact_email bevat. Klik op + erna, zoek naar formbase, en kies Create request.

2. Kies het formulier en de ontvanger

• Form is het formulier dat de ontvanger invult. Kies het uit de lijst, of schakel over naar ID en plak het id ervan. Het moet gepubliceerd zijn.

• Recipient Email komt meestal van de invoer, zoals {{ $json.contact_email }}. Het is nodig voor e-mailbezorging en voor herinneringen.

3. Vul vooraf in en vergrendel wat je al weet

Zodra je het formulier kiest, toont Values to Send elke vraag die je vooraf kunt invullen, met zijn titel en veldsleutel, zoals Company name (company_name). Bestandsupload-, handtekening-, betalings- en afspraakvragen, berekende velden en Documentenblokken staan er niet in: die levert de ontvanger of het formulier zelf. Koppel de antwoorden die je al hebt; velden die je leeg laat, worden niet verstuurd. De ontvanger ziet de gekoppelde velden ingevuld.

Mapping Column Mode kan ook Map Automatically zijn: dan wordt elk invoerveld dat is genoemd naar een veldsleutel van het formulier verstuurd. Dat past bij een invoer die je met een Edit Fields-node voor dit formulier hebt vormgegeven.

Verborgen velden van het formulier staan ook in de lijst, gemarkeerd met · context. De ontvanger kan ze niet wijzigen en ziet ze alleen waar het formulier ze noemt. Zie Vooraf invullen, vergrendelde velden en context voor het verschil.

Kies een vraag onder Read-Only Field Names or IDs om hem te vergrendelen, zodat de ontvanger hem wel ziet maar niet kan wijzigen. Een vergrendelde vraag moet ook vooraf zijn ingevuld. Als het formulier een Documentenblok heeft, neemt Documents bestanden over van een binair veld van het invoeritem.

4. Voeg de opties toe die je nodig hebt

Klik op Add Field onder Additional Fields:

• Delivery bepaalt wie de link verstuurt. Email the Invitation laat formbase de uitnodiging en herinneringen versturen, en vereist een Pro- of Business-abonnement. None, de standaard, verstuurt geen uitnodiging: een latere node stuurt de url van de aanvraag, via Slack, sms of je eigen e-mailtool.

• Reminders weggelaten volgt het herinneringsschema van het formulier. Met een Recipient Email worden die herinneringen gemaild, ook wanneer Delivery op None staat. Voeg Reminders toe en laat het leeg om er geen te versturen, of vul een schema in zoals 2d, 5d, wat Pro of Business vereist.

• External ID is je eigen ID voor dit stuk werk, zoals supplier-{{ $json.supplier_id }}. Een latere workflow kan de aanvraag ermee opzoeken. Het is ook de idempotentiesleutel: draai de node opnieuw met dezelfde External ID en dezelfde parameters, en je krijgt dezelfde aanvraag terug met deduplicated: true, niet een tweede. Binnen 30 dagen mislukt dezelfde External ID met een gewijzigde parameter, Test Mode inbegrepen, met CONFLICT: Idempotency key … was already used for a different request.

• Test Mode maakt een testaanvraag aan: er wordt niets gemaild en hij telt nergens mee.

• Recipient Name, Language, Expires At en Metadata zijn optioneel. Een aanvraag verloopt na 30 dagen tenzij je een andere datum instelt, op zijn hoogst 365 dagen verderop.

• Callback URL stuurt de uitkomst naar een URL van jezelf. Om de uitkomst terug te krijgen in deze workflow, zet je in plaats daarvan Wait for the Outcome aan.

5. Voer de node uit

Klik op Execute step. formbase maakt de aanvraag aan en geeft hem terug: id, status pending, en url, de link voor de ontvanger. Koppel {{ $json.url }} aan de node die hem verstuurt. deliveryStatus is not_requested wanneer Delivery op None staat, omdat formbase niets heeft verstuurd.

Volgende