Envía una solicitud desde un flujo de trabajo de n8n

Necesitas una credencial de formbase en n8n y un formulario publicado. Qué es una solicitud, y cada opción que admite, está en Crear una solicitud; esta guía muestra dónde están esas opciones en n8n.

1. Añade el nodo Create request

Empieza con el disparador que debe enviar la solicitud: una fila nueva en una hoja de cálculo, un trato marcado como ganado en tu CRM, una programación. Esta guía usa un disparador manual y un nodo Edit Fields llamado Supplier que guarda supplier_id, company_name y contact_email. Haz clic en + después de él, busca formbase, y elige Create request.

2. Elige el formulario y el destinatario

• Form es el formulario que completa el destinatario. Elígelo de la lista, o cambia a ID y pega su ID. Debe estar publicado.

• Recipient Email suele venir de la entrada, como {{ $json.contact_email }}. Hace falta para la entrega por correo y para los recordatorios.

3. Precompleta y bloquea lo que ya sabes

Una vez que eliges el formulario, Values to Send lista cada pregunta que puedes precompletar por su título y su clave de campo, como Company name (company_name). Las preguntas de subida de archivo, firma, pago y cita, los campos calculados y los bloques de Documentos no aparecen listados: los da el destinatario o el propio formulario. Mapea las respuestas que ya tengas; los campos que dejes vacíos no se envían. El destinatario ve las mapeadas ya rellenadas.

Mapping Column Mode también puede ser Map Automatically: entonces se envía cada campo de la entrada nombrado según una clave de campo del formulario. Eso conviene cuando ya diste forma a la entrada para este formulario con un nodo Edit Fields.

Los campos ocultos del formulario también aparecen listados, marcados · context. El destinatario no puede cambiarlos y los ve solo donde el formulario los menciona. Consulta Precompletado, campos bloqueados y contexto para la diferencia.

Elige una pregunta bajo Read-Only Field Names or IDs para bloquearla, así el destinatario la ve pero no puede cambiarla. Una pregunta bloqueada también debe estar precompletada. Si el formulario tiene un bloque de Documentos, Documents toma archivos de un campo binario del elemento de entrada.

4. Añade las opciones que necesites

Haz clic en Add Field bajo Additional Fields:

• Delivery decide quién envía el enlace. Email the Invitation deja que formbase envíe la invitación y los recordatorios, y necesita un plan Pro o Business. None, el valor predeterminado, no envía ninguna invitación: un nodo posterior envía el url de la solicitud, por Slack, SMS o tu propia herramienta de correo.

• Si dejas fuera Reminders, se sigue la programación de recordatorios del formulario. Con Recipient Email, esos recordatorios se envían por correo incluso cuando Delivery es None. Añade Reminders y déjalo vacío para no enviar ninguno, o escribe una programación como 2d, 5d, que necesita Pro o Business.

• External ID es tu propio ID para este trabajo, como supplier-{{ $json.supplier_id }}. Un flujo de trabajo posterior puede encontrar la solicitud por él. También es la clave de idempotencia: ejecuta el nodo de nuevo con el mismo External ID y los mismos parámetros, y obtienes la misma solicitud de vuelta con deduplicated: true, no una segunda. En 30 días, el mismo External ID con cualquier parámetro cambiado, Test Mode incluido, falla con CONFLICT: Idempotency key … was already used for a different request.

• Test Mode crea una solicitud de prueba: no se envía ningún correo y no cuenta en ningún sitio.

• Recipient Name, Language, Expires At y Metadata son opcionales. Una solicitud expira a los 30 días a menos que fijes otra fecha, como máximo a 365 días de distancia.

• Callback URL envía el resultado a una URL propia. Para que el resultado vuelva a este flujo de trabajo, activa en su lugar Wait for the Outcome.

5. Ejecuta el nodo

Haz clic en Execute step. formbase crea la solicitud y la devuelve: id, status pending, y url, el enlace para el destinatario. Mapea {{ $json.url }} en el nodo que lo envía. deliveryStatus es not_requested cuando Delivery es None, porque formbase no envió nada.

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